W poprzednim tekście opisywałam, jak nasza firma kompleksowo zrezygnowała z papieru na rzecz obiegu cyfrowego. Wracam do tematu, skupiając się tym razem szerzej na sprzedaży i e-obiegu – dwóch podstawowych obszarach związanych z automatyzacją.
Pierwszym i podstawowym obszarem w wypadku automatyzacji (a przy okazji „sprzątania” chaosu papierowego) jest sprzedaż, która w dealerstwach obejmuje zwykle powtarzalne towary oraz usługi. Dlatego potrzebne jest przyporządkowanie do grup towarowych i usług w systemach sprzedażowych lokalizacji oraz kont księgowych. Dzięki temu w proces zaangażowane są odpowiednie konta przychodowe czy kosztowe, które liczą automatycznie marżę. Faktura jest bowiem przekazywana przez system operacyjny do systemu księgowego w sposób uporządkowany i jednolity (taki sam dla wszystkich faktur), co pozwala na włączenie robota, czyli specjalnego programu, który zaksięguje w nocy sprzedaż.
W naszej firmie, dzięki temu, że mamy przyporządkowane wszystkie obszary, 98 proc. faktur rozksięgowuje się samo. Można tak ustawić system księgowy, że zatrzyma się tylko na tych przypadkach, które są dla niego nowe, co obejmuje w naszym dealerstwie około 2 proc. dokumentów (nad nimi pochylają się już księgowi). Uzyskujemy więc automatyzację na poziomie 98 proc., eliminując tym samym dużą ilość papieru, a przy tym – poza drobnymi wyjątkami – wykluczamy ręczną pracę księgowych. Ważne jednak, by skupić się na procesie kontroli dokumentów zamkniętych na koniec miesiąca – istotne jest tu wyważenie procesów, które wymagają pod kątem podatkowym/ rozrachunkowym kontroli krzyżowej między kontami. Jeżeli ten proces się domyka, to de facto nie jest wymagana praca księgowych – raczej kontrolerów (osób z wiedzą rachunkowo-podatkową), ale na pewno nie „wprowadzaczy”.
Zrzucanie akceptacji dokumentów wyłącznie na dział księgowy rozmija się z ideą e-obiegu.
Drugi ważny obszar to e-obieg – skupiłabym się tu na dokumentach kosztowych, czyli takich, które trafiają do naszej firmy. To dla wielu dealerstw bolączka, bo faktury często przychodzą pocztą, ale i wpadają mailem, co więcej, nierzadko jeden pracownik przynosi dokument, drugi – dostarcza kolejny, i nagle okazuje się, że na biurku księgowej leży 5 takich samych faktur z różnych źródeł. Ale e-obieg pozwala to wszystko uporządkować. E-obieg to „a, b, c” – jedna z pierwszych rzeczy potrzebnych w ramach automatyzacji działu księgowego. System E-obieg pozwoli nam zebrać wpływające dokumenty w jednym miejscu. Ważne jest natomiast uporządkowanie naszych kontrahentów (to o tyle łatwe, że firmy dealerskie mają zazwyczaj powtarzalnych dostawców) oraz poproszenie ich, by przesyłali nam dokumenty w formie elektronicznej.
Gdy zadzwoni więc do mnie klient i powie, że firma nie zapłaciła za daną rzecz, system E-obieg podpowie mi, czy mamy odpowiednią fakturę i czy została zaksięgowana bądź nie. Jeśli widzę, że nie ma faktury, to proszę o przesłanie dokumentu, zaś gdy jest już ona w e-obiegu, informuję klienta, że faktura – jak tylko przejdzie proces akceptacji – zostanie uregulowana. Dla przykładu, kiedy dokument wymaga najpierw zaakceptowania przez kierownika serwisu mechanicznego, pracownik otrzymuje specjalny komunikat (SMS-owy czy mailowy) z taką informacją. Po otrzymaniu powiadomienia kierownik wchodzi do systemu, akceptuje fakturę lub ją odrzuca i, jeżeli koszt na fakturze jest dzielony, przesyła kolejnej osobie. Słowem, faktura wymaga 100-proc. akceptacji ze strony każdego pracownika, który za nią odpowiada.
E-obieg ma zatem tę dodatkową zaletę, że integruje osoby w firmie. Faktura nie jest już tylko problemem i interesem księgowości, lecz dotyczy wszystkich: zanim dział finansowo-księgowy zaksięguje fakturę i zapłaci kontrahentowi, to najpierw musi się nad nią pochylić kierownik/dyrektor – i dopiero wtedy dokument przechodzi w kolejne ręce. Spotykam się tymczasem często z firmami, które wprowadzając e-obieg, zrzucają akceptację dokumentów na dział księgowy (który samodzielnie dzieli, akceptuje i księguje faktury). To według mnie zaprzeczenie idei e-obiegu i lepiej w ogóle go nie wprowadzać, niż robić to w takiej formie.
